Cómo crear una empresa y afiliar empleados en Bogotá sin errores legales
Crear una empresa en Bogotá es un paso importante para cualquier emprendedor, pero formalizar un negocio no termina cuando obtienes la matrícula mercantil.
Cuando una empresa comienza a contratar trabajadores, aparecen nuevas responsabilidades relacionadas con contratos laborales, seguridad social, afiliación a EPS, pensión, ARL, caja de compensación, nómina y pago de aportes mediante la PILA.
Cometer errores en cualquiera de estos procesos puede generar problemas administrativos, laborales o económicos para la empresa.
Por eso, si estás pensando en crear una empresa en Bogotá y contratar empleados, es fundamental conocer qué debes hacer desde el principio.
En esta guía encontrarás el paso a paso para crear y formalizar una empresa en Bogotá, contratar trabajadores y realizar correctamente sus afiliaciones a seguridad social, además de recomendaciones para evitar errores frecuentes.
Si necesitas acompañamiento para gestionar las afiliaciones, seguridad social, PILA y procesos administrativos de tu empresa, AP Asesorías Profesionales ofrece estos servicios para empresas e independientes.
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¿Qué necesitas para crear una empresa en Bogotá?
Antes de contratar trabajadores, lo primero es formalizar correctamente la actividad económica.
La Cámara de Comercio de Bogotá permite constituir empresas como persona natural comerciante o persona jurídica, además de realizar los trámites relacionados con establecimientos de comercio.
De manera general, el proceso puede involucrar:
-
Definir la actividad económica.
-
Elegir el tipo de empresa.
-
Verificar el nombre.
-
Preparar los documentos de constitución cuando corresponda.
-
Realizar el registro ante la Cámara de Comercio.
-
Gestionar el RUT y NIT.
-
Revisar las obligaciones tributarias.
-
Verificar los requisitos para operar el establecimiento.
-
Organizar la contratación laboral.
-
Afiliar a los trabajadores al Sistema de Seguridad Social.
-
Implementar la liquidación y pago de la PILA.
La Ventanilla Única Empresarial (VUE) también facilita la creación y formalización de empresas y actualmente está disponible para Bogotá y varios municipios de Cundinamarca.
Paso 1: Define qué tipo de empresa vas a crear
Una de las primeras decisiones consiste en determinar si desarrollarás la actividad como persona natural comerciante o mediante una persona jurídica.
La Cámara de Comercio de Bogotá diferencia, entre otras posibilidades, la persona natural, la persona jurídica y el establecimiento de comercio.
La decisión puede tener implicaciones legales, tributarias, administrativas y patrimoniales.
Por eso, si tienes pensado contratar trabajadores, manejar socios, crecer comercialmente o separar el patrimonio personal del empresarial, es recomendable analizar previamente cuál estructura se adapta mejor a tu proyecto.
Paso 2: Registra tu empresa en la Cámara de Comercio
La matrícula mercantil es un registro obligatorio para comerciantes, personas naturales o jurídicas y establecimientos de comercio, de acuerdo con la información de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Para el registro pueden solicitarse documentos como:
-
Documento de identidad.
-
RUT.
-
Formularios de registro.
-
Formulario RUES.
-
Documentos de constitución, cuando corresponda.
Los requisitos concretos dependen del tipo de empresa que vayas a constituir.
Paso 3: Obtén y verifica el RUT y NIT
El Registro Único Tributario (RUT) permite identificar las responsabilidades tributarias de la persona o empresa ante la DIAN.
En determinados procesos de creación empresarial, la Cámara de Comercio y la DIAN han integrado trámites para simplificar la formalización y facilitar la asignación del NIT.
Es importante que la información registrada sea correcta y esté actualizada.
Un error en la actividad económica, responsabilidades tributarias o información de la empresa puede generar inconvenientes posteriormente.
Paso 4: Revisa los requisitos para operar en Bogotá
Crear una empresa no significa automáticamente que cualquier establecimiento pueda comenzar a funcionar sin revisar otros requisitos.
Si vas a abrir un establecimiento de comercio en Bogotá, debes revisar aspectos como:
-
Matrícula mercantil.
-
Uso del suelo.
-
RIT.
-
Conceptos o requisitos sanitarios, cuando correspondan.
-
Seguridad y prevención de incendios.
-
Derechos de autor, cuando aplique.
-
Requisitos relacionados con la actividad económica.
La Alcaldía de Bogotá actualizó en 2026 la información sobre los documentos y requisitos que deben cumplir los establecimientos de comercio para operar legalmente.
Esto es especialmente importante si vas a abrir un local comercial, restaurante, oficina, peluquería, consultorio, tienda u otro establecimiento abierto al público.
¿Qué pasa cuando una empresa contrata su primer empleado?
Aquí comienza una de las etapas más importantes.
Una empresa que contrata trabajadores adquiere obligaciones como empleador.
La UGPP define al empleador como la persona natural o jurídica que vincula trabajadores mediante un contrato laboral y que tiene responsabilidad frente al pago de aportes al Sistema de Protección Social a través de la PILA.
Por eso, contratar a una persona no consiste únicamente en acordar un salario.
También debes organizar correctamente:
-
Contrato de trabajo.
-
Afiliación a EPS.
-
Afiliación a pensión.
-
Afiliación a ARL.
-
Afiliación a caja de compensación.
-
Nómina.
-
Seguridad social.
-
Prestaciones sociales.
-
Novedades.
-
Pago de PILA.
-
Soportes y documentación laboral.
¿Cómo afiliar a un empleado por primera vez?
Cuando contratas a un trabajador, debes realizar las afiliaciones correspondientes al Sistema de Seguridad Social y a la caja de compensación.
En términos generales, intervienen:
EPS
El trabajador elige la EPS dentro de las opciones disponibles.
Fondo de pensiones
El trabajador elige el fondo de pensiones correspondiente, de acuerdo con las reglas vigentes.
ARL
La afiliación a riesgos laborales corresponde gestionarla al empleador y debe realizarse según la actividad y nivel de riesgo.
Caja de Compensación Familiar
El empleador debe realizar la afiliación correspondiente a la caja de compensación.
La UGPP señala que el empleador es responsable de realizar los aportes al Sistema de Protección Social de sus trabajadores.
¿Quién elige la EPS y el fondo de pensiones?
Este es un punto que algunos empresarios desconocen.
En general, el trabajador tiene derecho a elegir su EPS y fondo de pensiones dentro de las opciones disponibles.
El empleador, por su parte, debe gestionar correctamente las afiliaciones y realizar los pagos correspondientes.
La UGPP explica, por ejemplo, que el trabajador debe elegir su EPS y fondo de pensiones, mientras que el empleador selecciona la ARL y la caja de compensación familiar para sus trabajadores.
Por eso, la empresa no debería simplemente registrar al trabajador en una entidad sin respetar el proceso de elección que corresponda.
¿Cuándo debo afiliar a un empleado a la ARL?
La afiliación a riesgos laborales es una parte fundamental de la contratación.
La ARL protege frente a los riesgos derivados del trabajo y debe gestionarse correctamente de acuerdo con la actividad que realizará el trabajador.
El empleador debe identificar la actividad económica y el nivel de riesgo correspondiente para realizar correctamente la afiliación.
Este proceso debe formar parte de la preparación previa al inicio de las labores.
¿Qué documentos necesito para afiliar a un trabajador?
Aunque los documentos exactos pueden variar dependiendo de la entidad y situación del trabajador, normalmente se requiere información como:
-
Cédula del trabajador.
-
Datos personales.
-
Información de contacto.
-
Información laboral.
-
Datos de EPS.
-
Datos del fondo de pensiones.
-
Información necesaria para la ARL.
-
Información para caja de compensación.
-
Documentación de beneficiarios, cuando corresponda.
Si el trabajador tiene beneficiarios en salud, pueden requerirse documentos adicionales para acreditar el vínculo.
Por eso, lo recomendable es crear desde el inicio una carpeta laboral organizada para cada empleado.
¿Qué es la PILA y por qué debe gestionarla una empresa?
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el mecanismo utilizado para realizar los pagos correspondientes al Sistema de Protección Social.
Para el empleador, la PILA es fundamental porque permite reportar y pagar los aportes de sus trabajadores.
La UGPP identifica la PILA como la planilla mediante la cual se realizan los aportes al Sistema de Protección Social.
El empleador debe prestar especial atención a:
-
IBC.
-
Salario.
-
Días trabajados.
-
Novedades.
-
Ingresos.
-
Retiros.
-
Incapacidades.
-
Licencias.
-
Vacaciones.
-
Tipo de cotizante.
-
Tarifas aplicables.
Un error en alguno de estos datos puede generar diferencias en los aportes.
¿Qué es el IBC de un empleado?
El Ingreso Base de Cotización (IBC) es el valor sobre el cual se calculan determinados aportes al Sistema de Protección Social.
No siempre debe confundirse con el salario básico.
Dependiendo de los conceptos pagados al trabajador, pueden existir elementos salariales y no salariales que deben analizarse para determinar correctamente el IBC.
La UGPP explica que para salud, pensión y riesgos laborales el cálculo puede involucrar pagos salariales, determinados pagos no salariales y las novedades del período.
Por eso, una empresa que apenas comienza a contratar empleados debería evitar realizar cálculos improvisados.
¿Qué obligaciones tiene una empresa con sus empleados?
Contratar trabajadores implica mucho más que pagarles un salario.
Entre las obligaciones laborales y de seguridad social pueden encontrarse:
-
Pago del salario.
-
Afiliación a seguridad social.
-
Pago de aportes.
-
Prestaciones sociales.
-
Vacaciones.
-
Prima de servicios.
-
Cesantías.
-
Intereses a las cesantías.
-
Afiliación a ARL.
-
Caja de compensación.
-
Gestión de incapacidades y licencias.
-
Reporte de novedades.
-
Conservación de documentos laborales.
La obligación concreta dependerá del tipo de relación laboral y de las características de cada trabajador.
Errores frecuentes al contratar empleados en Bogotá
1. Contratar primero y afiliar después
Uno de los errores más delicados consiste en permitir que el trabajador comience sus actividades sin haber gestionado correctamente las afiliaciones que correspondan.
La empresa debe organizar el proceso antes del inicio de la relación laboral, de acuerdo con las obligaciones aplicables.
2. No afiliar al trabajador a todos los subsistemas correspondientes
No basta con pensar únicamente en la EPS.
Dependiendo del caso, deben gestionarse también pensión, ARL y caja de compensación.
La Alcaldía de Bogotá señala expresamente que cuando una unidad productiva maneja empleados debe garantizar las afiliaciones al sistema integral de seguridad social y caja de compensación familiar.
3. Registrar un IBC incorrecto
La UGPP considera la inexactitud como una situación en la que el empleador realiza aportes utilizando un IBC que no corresponde con la remuneración del trabajador.
Esto puede generar diferencias y requerimientos.
4. No reportar novedades
Las empresas deben mantener actualizada la información de sus trabajadores.
Entre las novedades pueden existir:
-
Ingreso.
-
Retiro.
-
Incapacidad.
-
Licencia.
-
Vacaciones.
-
Cambios salariales.
-
Otras situaciones laborales.
5. Pagar la PILA fuera del plazo
La mora en los aportes puede generar consecuencias económicas y administrativas.
La UGPP identifica la mora como el incumplimiento del pago mensual de los aportes al Sistema de Protección Social dentro de los plazos establecidos.
¿Qué errores puede revisar la UGPP?
La UGPP identifica diferentes situaciones que pueden generar inconsistencias en las obligaciones del empleador.
Omisión de afiliación
Ocurre cuando el empleador no afilia a sus trabajadores a uno o varios de los subsistemas correspondientes.
Omisión de vinculación
Se presenta cuando no se reporta correctamente la novedad de ingreso a una administradora y, como consecuencia, no se realizan los aportes.
Inexactitud
Se relaciona con realizar aportes sobre un IBC que no corresponde a la remuneración del trabajador.
Mora
Se presenta cuando no se realizan los pagos dentro de los plazos establecidos.
Estas categorías aparecen dentro de la información oficial de la UGPP para empleadores.
¿Qué pasa si una empresa nunca afilió a un trabajador?
Si una empresa omitió la afiliación o realizó incorrectamente los aportes, no debería simplemente ignorar la situación.
Es recomendable revisar:
-
Fecha real de inicio de la relación laboral.
-
Tipo de contrato.
-
Salario.
-
Afiliaciones realizadas.
-
Pagos efectuados.
-
Períodos pendientes.
-
Novedades.
-
Posibles diferencias.
-
Correcciones necesarias.
Dependiendo del caso, pueden existir obligaciones pendientes, intereses y otras consecuencias.
Si tienes una situación de este tipo, es recomendable recibir asesoría especializada antes de intentar corregirla por cuenta propia.
¿Cuánto cuesta afiliar empleados a seguridad social?
No existe un único valor para todas las empresas.
El costo depende de factores como:
-
Salario del trabajador.
-
IBC.
-
Tipo de trabajador.
-
Nivel de riesgo laboral.
-
Novedades del período.
-
Beneficios o conceptos adicionales.
-
Obligaciones aplicables al empleador.
-
Número de trabajadores.
Por eso, antes de contratar, una empresa debería proyectar correctamente el costo laboral total, y no únicamente el salario que recibirá el trabajador.
¿Una empresa pequeña también debe afiliar a sus empleados?
Sí.
El tamaño de la empresa no elimina automáticamente las obligaciones relacionadas con los trabajadores.
Una microempresa, una startup, una tienda, un restaurante, una oficina profesional o un emprendimiento que contrata trabajadores debe revisar sus obligaciones laborales y de seguridad social.
La formalización desde el primer empleado ayuda a reducir riesgos futuros.
¿Puedo contratar empleados si mi empresa apenas está empezando?
Sí, pero antes de hacerlo debes organizar correctamente la estructura empresarial y laboral.
Una buena práctica consiste en tener preparado:
Empresa formalizada → contrato → afiliaciones → nómina → PILA → prestaciones → archivo laboral.
De esta manera, el crecimiento de la empresa no significa acumular errores administrativos.
¿Qué pasa si tengo empleados en Bogotá pero la empresa está en Cundinamarca?
La ubicación de la empresa, domicilio, establecimiento y lugar de prestación del servicio pueden influir en diferentes obligaciones administrativas y laborales.
Por ejemplo, la Cámara de Comercio de Bogotá indica que la Ventanilla Única Empresarial actualmente incluye Bogotá y determinados municipios de Cundinamarca como Chía, Cajicá, Cota, Fusagasugá, Sibaté, Sopó, Tabio y Tocancipá, entre otros.
Por eso, si tu empresa está en Bogotá, Soacha, Chía, Cajicá, Cota, Funza, Mosquera, Madrid, Zipaquirá, Facatativá o cualquier otro municipio de Cundinamarca, conviene revisar los trámites específicos de tu jurisdicción.
Crear empresa y contratar empleados en Bogotá: checklist básico
Antes de contratar tu primer trabajador, verifica:
-
Definiste la estructura de tu empresa.
-
Registraste la empresa cuando corresponda.
-
Tienes RUT y NIT.
-
Revisaste las obligaciones tributarias.
-
Verificaste los requisitos para operar.
-
Preparaste el contrato laboral.
-
Recopilaste los documentos del trabajador.
-
Verificaste la EPS.
-
Verificaste el fondo de pensiones.
-
Gestionaste la ARL.
-
Gestionaste la caja de compensación.
-
Organizaste la nómina.
-
Determinaste correctamente el IBC.
-
Configuraste la PILA.
-
Definiste un calendario de pagos.
-
Organizaste el archivo laboral.
-
Estableciste un procedimiento para reportar novedades.
¿Por qué contar con asesoría para afiliar empleados?
Para una empresa nueva, administrar correctamente la seguridad social puede resultar complicado.
El empresario tiene que ocuparse simultáneamente de ventas, clientes, proveedores, facturación, impuestos, nómina y operación.
Un error en la afiliación o en la liquidación de aportes puede terminar generando tiempo perdido y costos adicionales.
Por eso, contar con apoyo especializado puede ayudarte a mantener organizada la gestión de:
-
Afiliaciones.
-
EPS.
-
Pensiones.
-
ARL.
-
Caja de compensación.
-
PILA.
-
Seguridad social.
-
Nómina.
-
Liquidaciones.
AP Asesorías Profesionales: apoyo para empresas en Bogotá
AP Asesorías Profesionales ofrece servicios relacionados con la gestión administrativa y de seguridad social para empresas e independientes.
Entre sus servicios se encuentran:
-
Afiliación a EPS.
-
Afiliación a pensión.
-
Afiliación a ARL.
-
Afiliación a caja de compensación.
-
Gestión de planillas de seguridad social.
-
Servicios de nómina.
-
Liquidaciones.
-
Paz y salvos.
-
Gestión administrativa empresarial.
La información publicada por AP Asesorías Profesionales contempla específicamente servicios de afiliación y gestión de planillas para empresas e independientes. (afiliacionesap.com)
Esto puede ser especialmente útil para empresas que están contratando a sus primeros empleados y quieren comenzar con sus procesos correctamente organizados.
¿Necesitas crear tu empresa y empezar a contratar?
Si estás creando una empresa en Bogotá o Cundinamarca y vas a contratar trabajadores por primera vez, no esperes a tener un problema para organizar tus obligaciones.
Una correcta gestión desde el principio puede ayudarte a mantener:
Empresa formalizada + trabajadores afiliados + seguridad social al día + PILA organizada.
Si necesitas apoyo con afiliaciones, seguridad social y gestión de planillas, puedes contactar a AP Asesorías Profesionales.
Solicita asesoría para tu empresa
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También puedes contactar a AP directamente a través de su página web.
Preguntas frecuentes sobre crear empresa y afiliar empleados en Bogotá
¿Qué debo hacer primero para crear una empresa en Bogotá?
Debes definir la estructura empresarial, revisar la actividad económica, realizar los trámites de formalización correspondientes y verificar las obligaciones tributarias y comerciales. La Cámara de Comercio de Bogotá dispone de herramientas para orientar este proceso.
¿Es obligatorio registrar una empresa en la Cámara de Comercio?
Los comerciantes y establecimientos de comercio están sujetos a la matrícula mercantil según las condiciones establecidas por la legislación comercial. La CCB explica que la matrícula se realiza en la cámara con jurisdicción correspondiente.
¿Qué necesito para contratar mi primer empleado?
Debes organizar la relación laboral y las afiliaciones correspondientes, además de preparar la gestión de nómina, seguridad social y prestaciones.
¿Quién elige la EPS?
Generalmente el trabajador elige la EPS dentro de las opciones disponibles.
¿Quién elige el fondo de pensiones?
El trabajador elige el fondo de pensiones que corresponda según las reglas vigentes.
¿Quién elige la ARL?
La ARL es seleccionada por el empleador.
¿Debo afiliar a mis trabajadores a una caja de compensación?
Los empleadores deben revisar y cumplir las obligaciones correspondientes frente a la caja de compensación y demás aportes parafiscales cuando sean aplicables.
¿Tengo que pagar la PILA todos los meses?
Cuando existe obligación de realizar aportes, el empleador debe gestionar los pagos correspondientes a través de la PILA dentro de los plazos establecidos.
¿Qué pasa si me equivoco con el IBC?
Puede generarse una diferencia en los aportes y eventualmente requerirse una corrección. La UGPP identifica la inexactitud como una de las situaciones que pueden presentarse en la gestión de aportes.
¿Una microempresa tiene que afiliar a sus empleados?
El tamaño reducido de una empresa no elimina las obligaciones laborales y de seguridad social que correspondan a sus trabajadores.
¿AP Asesorías Profesionales trabaja con empresas?
Sí. AP informa que presta servicios relacionados con gestión de planillas, afiliaciones y otros procesos administrativos para empresas. (afiliacionesap.com)
Conclusión
Crear una empresa en Bogotá es solamente el primer paso.
Cuando llega el momento de contratar empleados, el empresario debe asumir nuevas responsabilidades relacionadas con contratos laborales, seguridad social, EPS, pensión, ARL, caja de compensación, nómina, PILA y prestaciones sociales.
Los errores más frecuentes —como no afiliar correctamente a un trabajador, no reportar una novedad, utilizar un IBC incorrecto o pagar tarde los aportes— pueden generar problemas que son mucho más fáciles de prevenir desde el comienzo.
La UGPP identifica precisamente la omisión de afiliación, omisión de vinculación, inexactitud y mora como situaciones relevantes dentro de la gestión de los empleadores.
Por eso, si estás creando una empresa, contratando tu primer empleado o necesitas organizar la seguridad social de los trabajadores que ya tienes, contar con apoyo profesional puede facilitar considerablemente el proceso.
AP Asesorías Profesionales puede ayudarte con afiliaciones, seguridad social, PILA y gestión administrativa para empresas en Bogotá y Cundinamarca.
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Importante: este contenido tiene finalidad informativa y no constituye asesoría jurídica, laboral o tributaria. Las obligaciones concretas pueden variar según el tipo de empresa, actividad económica, contrato, trabajadores y normativa vigente. Antes de tomar decisiones con efectos legales, verifica las condiciones aplicables a tu caso.
